FAQ OdV

Detto che il D.Lgs. 231 non specifica nulla al riguardo, dunque non vi sono obblighi di legge, ma solo ragioni di opportunità e di aderenza alle linee guida delle Associazioni di categoria, vediamo di rispondere alle domande frequenti inerenti l’Organismo di Vigilanza.
Quali sono i requisiti richiesti ai componenti dell’organismo di Vigilanza?

I requisiti sono riconducibili a:

  • Professionalità - i componenti dell’OdV devono possedere, anche come somma delle singole professionalità dei suoi membri, competenze in merito a: tecniche di auditing, processi amministrativi e gestione delle risorse finanziarie, aspetti legali e, in funzione del settore in cui opera l’azienda, ambiente e sicurezza sul lavoro
  • Onorabilità e reputazione - i componenti dell’OdV non devono avere sentenze irrevocabili di condanna (o anche patteggiamenti) relative ad illeciti cui si applica il D.Lgs. 231/2001, né tali da prevedere l’interdizione, anche temporanea, da pubblici uffici o da uffici direttivi delle persone giuridiche
  • Autonomia ed indipendenza - i componenti dell’OdV non devono essere consiglieri delegati della società o direttori generali, né dirigere od operare all’interno della società medesima nelle aree sensibili ai rischi di reato; non devono avere relazioni di coniugio, parentela o affinità fino al terzo/quarto grado con membri esecutivi del Consiglio di Amministrazione o con i direttori generali della società; non devono avere situazioni di conflitto di interesse o interessi concorrenti con la Società, né avere con la medesima rapporti di lavoro esclusivi o significativi.
Quale è il numero di componenti tipico dell’organismo di Vigilanza?

L’OdV può essere monocratico (formato da un solo membro) o plurisoggettivo (formato tipicamente da tre membri). Rari sono i casi di OdV formati da due membri (essendo più opportuno un numero dispari per la determinazione della maggioranza) o da un numero di membri superiori a tre.

Ad orientare la scelta tra OdV monocratico e plurisoggettivo, concorrono i seguenti elementi:

  • Dimensioni e complessità dell’organizzazione
  • Possibilità di individuare un membro che possa assommare su di sé tutti i requisiti di professionalità di cui sopra.
Possono fare parte dell’OdV professionisti esterni?

Certamente sì, anzi questo avviene frequentemente nelle PMI che faticano a reperire all’interno dell’organizzazione soggetti in possesso dei requisiti di professionalità ed indipendenza di cui sopra.

E’ frequente anche una composizione mista, ove da parte del professionista esterno c’è l’apporto della professionalità e dell’indipendenza e da parte del/dei membro/i interno/i la conoscenza approfondita dei processi aziendali.

Il Collegio Sindacale può ricoprire il ruolo di OdV?

In base a quanto disposto dalla Legge di Stabilità 2012, nelle società di capitali il collegio sindacale, il consiglio di sorveglianza e il comitato per il controllo della gestione possono svolgere le funzioni dell’organismo di vigilanza.

E’ una facoltà, non certo un obbligo e, laddove seppur raramente esercitata, non è che il Collegio Sindacale assorba l’Organismo di Vigilanza, ma i due organi devono avere una propria operatività distinta ed autonoma.

Frequente invece è il caso che faccia parte di un OdV plurisoggettivo a composizione mista un membro del Collegio Sindacale.

Frequenza delle riunioni

Il requisito da rispettare è quello della cosiddetta continuità d’azione: per analogia con l’attività del Collegio Sindacale, si suggerisce una frequenza minima di riunioni trimestrale. Tale frequenza deve però essere calibrata in funzione della complessità e del volume delle attività da verificare e dunque può essere necessario una frequenza anche molto maggiore.

E’ necessario che l’OdV verbalizzi le riunioni?

Assolutamente si. Tanto più saranno circostanziati i verbali di riunione (in termini di temi affrontati, processi verificati, documenti esaminati, decisioni prese), tanto più sarà facile dimostrare l’effettività dell’attività di vigilanza dell’OdV, che ricordiamo essere un tassello fondamentale ai fini dell’esimente di responsabilità.

Come si comporta l’OdV in presenza di audit già eseguiti e registrati nell’ambito di altri sistemi di gestione?

Se l’azienda è dotata, per esempio, di un sistema di gestione secondo la norma OHSAS18001 o ISO14001, nell’ambito dei quali è già prevista l’esecuzione di audit sistematici su alcune delle tematiche che dovrebbero essere oggetto di controllo anche da parte dell’OdV, non è opportuno ed è antieconomico che l’OdV esegua nuovamente tali audit, a maggior ragione se l’azienda è certificata da parte di ente terzo.

E’ comunque opportuno farsi trasmettere tutti i report degli audit (sia interni che dell’ente di certificazione) e partecipare in qualità di osservatori ad alcun audit a campione eseguiti, per validarne la metodologia e la profondità.

Quali documenti/informazioni devono essere trasmessi all’OdV da parte dei destinatari del Modello organizzativo?

Di norma è il Modello medesimo che disciplina quali informazioni/documenti devono essere trasmessi all’OdV. Si tratta in particolare informazioni relative ad attività particolarmente sensibili (ad esempio la richiesta di un contributo pubblico o la partecipazione ad una gara di appalto pubblica, piuttosto che una sanzione relativa alla sicurezza), oppure a situazioni nelle quali l’azienda opera in deroga alle procedure definite (ad esempio impossibilità di richiedere più offerte a fornitori o necessità/opportunità di emettere offerte con marginalità negativa).

Dovranno essere inoltre segnalate all’OdV tutte le situazioni nelle quali si ravvisino, nell’operatività quotidiana, sospetti di commissione di reati o anche solo violazioni del Modello Organizzativo.

L’OdV deve archiviare tutti i documenti esaminati?

L’archiviazione è consigliata (meglio se in forma elettronica), ma non necessaria.

Quanto più accurata è l’attività di registrazione nel verbale degli estremi dei documenti verificati, tanto meno è necessaria la sua archiviazione.

Trattandosi infatti di norma di documenti già archiviati per motivi di legge o contrattuali da parte dell’azienda (offerte, ordini, fatture, DDT, ecc…), è sufficiente registrane i riferimenti, per poterli poi reperire all’occorrenza in qualunque momento.

L’OdV deve provvedere a redigere un proprio Regolamento operativo?

Il regolamento è suggerito dalle Linee Guida delle Associazioni di categoria, ma non strettamente necessario. E’ il Modello Organizzativo dell’azienda, nella sua parte relativa all’Organismo di Vigilanza, che specifica la necessità di redigere o meno il Regolamento.

Che tipo di reportistica deve redigere l’Organismo di Vigilanza?

Oltre ai già citati verbali di ogni riunione, che potranno o meno essere trasmessi al CdA o al suo Presidente secondo opportunità, vi sono altre due situazioni in cui l’OdV deve riferire al CdA e, preferibilmente, anche al Collegio Sindacale:

  • tramite una relazione periodica (con frequenza annuale o semestrale) nella quale illustra le attività svolte, le criticità emerse ed i suggerimenti per l’adeguamento/aggiornamento dell’Analisi dei Rischi e del Modello Organizzativo
  • tramite relazioni specifiche e circostanziate, al manifestarsi di situazioni gravi e straordinarie quali ipotesi di violazione dei principi di attuazione del Modello, di innovazioni legislative in materia di responsabilità amministrativa degli enti che attengano al perimetro di attuazione del Modello e nel caso di carenze gravi del modello adottato.
L’OdV può incorrere in responsabilità di tipo penale?

La questione è assai dibattuta, ma appare assai remota la possibilità che l’OdV possa essere chiamato in causa per “culpa in vigilando”: il suo ruolo difatti non è quello di impedire la commissione di un reato, bensì quello di verificare l’applicazione di una procedura.

Diverso è il caso dell’Organismo di Vigilanza di una società che ricade nel perimetro di applicazione del D.Lgs. 231/2007 (istituti di credito, operatori finanziari, assicurazioni, ecc…), in quanto è il D.Lgs. 231/2007 medesimo ad indicare l’Organismo di Vigilanza, tra gli altri, come soggetto deputato a segnalare all’autorità eventuali violazioni in relazione agli adempimenti antiriciclaggio.

Rimane però la possibilità di un’azione di responsabilità civile nei confronti dell’OdV da parte della società o dei suoi soci, nel caso in cui il Giudice ravvisi, tra le cause di inadeguatezza del Modello ai fini dell’esimente di responsabilità, negligenza od omessa vigilanza da parte dell’OdV.

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