I rapporti tra Organismo di Vigilanza ex D.Lgs.231 e Collegio Sindacale

Ruoli ed interazioni tra Collegio Sindacale ed Organismo di Vigilanza ex D.Lgs.231

Ragioniamo sul ruolo (in sintesi) del Collegio Sindacale e dell’Organismo di Vigilanza. Il Collegio Sindacale vigila su:

• Osservanza della Legge e dello Statuto
• Principi di corretta amministrazione
• Adeguatezza dell’assetto organizzativo e del sistema di controllo interno

L’Organismo di Vigilanza ex D.Lgs. 231 vigila su:

• Corretta applicazione del Modello Organizzativo
• Adeguatezza del Modello Organizzativo

Risulta chiaro che l’adozione di un Modello Organizzativo ex D.Lgs. 231 rappresenta una maggior tutela anche per l’operato del Collegio sindacale, in quanto è immediato vedere le sinergie tra lo scopo del Modello Organizzativo ed i presidi propri del Collegio Sindacale: È dunque evidente, e non solo in quanto riportato in Dottrina e sulle principali Linee Guida di categoria, che incontri e scambi di comunicazioni tra Organismo di Vigilanza e Collegio Sindacale si rendono necessari.

Gli incontri tra Collegio Sindacale ed Organismo di Vigilanza ex D.Lgs. 231

La ritualità di questo evento può tradursi in momento efficace di condivisione di informazioni, se e solo se i temi all’Ordine del Giorno sono ben chiari e condivisi. Esempio, a titolo non esaustivo, di informazioni che l’Organismo di Vigilanza può condividere con il Collegio Sindacale è il seguente:

• Vigilanze effettuate nel periodo
• Criticità e rilievi emersi
• Necessità di adeguamento del Modello Organizzativo
• Necessità di formazione in tema di D.Lgs. 231
• Eventuali elementi di criticità da portare in CDA

Analogo esempio, sempre a titolo non esaustivo, di informazioni che il Collegio Sindacale può condividere con l’Organismo di Vigilanza è il seguente:

• Situazione economico-finanziaria
• Omessi versamenti imposte e contributi
• Adeguatezza dell’assetto organizzativo
• Criticità e rilievi emersi
• Inerenza delle scritture contabili (nel caso in cui il Collegio abbia anche la revisione legale)

Un possibile protocollo di comunicazione tra Collegio Sindacale ed Organismo di Vigilanza

Dal momento che incontri tra il Collegio Sindacale e l’Organismo di Vigilanza vanno pianificati ad hoc e sono spesso non compatibili con gli impegni dei vari membri, AD&D Consulting ha messo a punto e pensato di proporre ai Collegi Sindacali delle aziende presso le quali svolge il ruolo di Organismo di Vigilanza un semplice protocollo di comunicazione. Tale protocollo, in forma di semplice check list, permette di scambiarsi periodicamente le informazioni di cui sopra (ed altre aggiuntive) in modo strutturato, guidato e cadenzato nel tempo. Le canoniche riunioni non saranno dunque più necessarie, in quanto sostituite da queste comunicazioni, salvo casi eccezionali in situazioni di particolare criticità.