Protocolli 231 e Procedure 231: sono la stessa cosa?

I termini protocolli e procedure sono spesso usati, in ambito 231, come sinonimi. Ma da dove deriva il termine protocollo, così spesso usato ed abusato? E’ l’art. 6 del D.Lgs. 231 che recita testualmente che il Modello Organizzativo deve ‘prevedere specifici protocolli diretti a programmare la formazione e l'attuazione delle decisioni dell'ente in relazione ai reati da prevenire’. Frase cruciale, spesso dimenticata nei Modelli Organizzativi.

Protocolli e procedure all’interno del Modello Organizzativo

In effetti, come denunciato in un precedente intervento, troppo spesso i Modelli Organizzativi si fermano a sterili e convenzionali norme di comportamento oppure rimandano direttamente, senza nessuna indicazione più specifica, ad intere procedure considerate nel loro insieme. Anche noi, da professionisti dell’organizzazione aziendale quali siamo, avevamo inizialmente confuso i due termini ed avevamo pensato che ‘protocollo’ fosse un modo burocratese per scrivere ‘procedura’. E potrebbe anche essere così, se non che abbiamo dovuto dare una risposta al seguente dilemma: esiste una terza via rispetto al cattivo (ed inutile) costume di indicare nel Modello Organizzativo o semplici e generiche norme di comportamento oppure i nomi di intere procedure senza alcun dettaglio ulteriore? A che serve (e parlo soprattutto di fruibilità da parte dei destinatari e dell’OdV che deve vigilare) indicare che a copertura dei Reati Societari (per esempio) valgono le seguenti procedure (con un elenco di N procedure che vanno dal processo commerciale a quello contabile amministrativo)? Inoltre: siamo proprio certi che tutti i rischi siano coperti da specifiche procedure? E quando non lo sono, a cosa si deve attenere il destinatario?

Protocolli declinati nelle procedure all’interno del Modello Organizzativo

Ecco pertanto che, al di là di quello che può essere il sindacato di idoneità del Modello organizzativo da parte del Giudice e con il fine precipuo di elevare la fruibilità e la sostanza dei Modelli Organizzativi, abbiamo individuato la cosiddetta terza via. Un protocollo è l’insieme delle norme, ovvero dei principi organizzativi minimi che devono essere messi in atto per la prevenzione di un rischio 231. La procedura, declinando il protocollo, definisce chi, in quale momento del processo e con quali strumenti mette in atto tale norme. Un paio di esempi per capirsi. Al fronte del rischio di indebita percezione di erogazioni pubbliche tramite dichiarazione non veritiere, il protocollo può essere ‘segregazione di responsabilità tra chi redige e chi sottoscrive la domanda’, mentre all’interno di una procedura specifica (per esempio una PR12 gestione rapporti con la PA) potremmo ritrovare l’indicazione che ‘Ufficio X predispone la domanda, Legale Rappresentante la sottoscrive ed Ufficio X appone propria firma di controllo su copia ad uso interno archiviata per N anni in archivio Z’. A fronte del rischio di utilizzo di stranieri privi del permesso di soggiorno, il protocollo può essere ‘verifica permesso di soggiorno all’atto dell’assunzione, gestione di scadenziario per permessi di soggiorno temporanei’, mentre all’interno di una procedura specifica (per esempio una PR10 Gestione risorse umane) potrebbero essere dettagliate responsabilità, modulistiche e tempistiche per l’esercizio di tali attività. Ed un Modello Organizzativo virtuoso e ben strutturato che cosa dovrebbe riportare a fronte del rischio più sopra individuato? Il protocollo, la procedura o entrambi? Certamente il protocollo, come richiesto dall’art. 6 del D.Lgs. 231, ma anche il rimando alla procedura PR10. Che a questo punto non è più un richiamo generico a tutta la procedura (che magari contiene anche elementi non essenziali ai fini 231 come la gestione delle ferie aziendali), bensì un richiamo a quelle parti che declinano il protocollo testè citato. In questo modo il Modello Organizzativo è autoportante ai fini della definizione dei protocolli, ma richiama le procedure aziendali come elemento regolatorio di dettaglio dell’organizzazione.